Formation Continue

Public
Personne ayant à classer, ranger, archiver des dossiers

Compétences visées
Acquérir une vision d’ensemble et gérer l’organisation documentaire

Pédagogie
Apports théoriques
Etudes de cas et exercices pratiques
Travail sur documents personnels des stagiaires

Moyens et outils
Support de cours

Evaluations
Evaluation sur la base du travail effectué par le stagiaire sur une étude de cas proposé par le formateur

Intervenant
Consultant spécialisé en secrétariat et techniques de gestion documentaire

Durée
3 jours soit 21 heures

Prix
650 € par stagiaire

Dates
1-2-8 décembre 2011
14-15-22 juin 2012
19-20-26 novembre 2012

Objectifs

Assurer une meilleure tenue des dossiers
Organiser ou réorganiser son classement à partir d'une méthode efficace
Donner les moyens de rendre un classement accessible, rapide, fiable, évolutif avec le minimum d'effort

Programme

Apprendre l’importance du classement, son rôle

Connaître les différentes méthodes de classement
Principe
Avantages et inconvénients de chaque méthode

Choisir une méthode en fonction des documents à classer
Analyser les différents types de dossiers et choisir sa méthode en fonction du critère de recherche de l'information en vigueur

Elaborer la refonte du classement actuel
Epurer les dossiers actifs, les structurer
Indexer les dossiers : codes, couleurs,…
Les reclasser : choix de l'emplacement

Rédiger une procédure de classement
Qui emprunte ? : Utilité de la fiche "fantôme"
Qui reclasse ? : déterminer le ou les responsables
Où ? Comment ? : Le plan de classement informatisé

L'archivage
Qui archive ?
Quoi ? : Durée légale de conservation des documents
Quand ?
Où ? Comment ? : Le plan de versement des archives

Organiser le classement sur micro-ordinateur
Choisir une arborescence claire pour tous
Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers
Utiliser les astuces de rangements sur la messagerie
Gagner du temps grâce aux liens hypertextes

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le bulletin d'inscription